Warum brauchen Sie das Archiv der Outlook Mail?

Diese Frage wurde oft von unerfahrenen Benutzern gestellt, während der Rest diese Funktion aktiv verwendete. Warum also?

Die Archivierung wird bei der Arbeit mit Briefen per E -Mail oder mit einem externen Laufwerk verwendet.

Was gibt das Archivieren:

• Damit können Sie leicht Buchstaben aus der Mail speichern und dann zu ihnen zurückkehren, wenn es Gründe dafür gibt
• Oft wird diese Methode während der Neuinstallation des PC -Systems verwendet, um wichtige Daten zu verlieren
• zum Übertragen von Nachrichten in ein externes Medium;
• Wenn Sie mehrere Geräte verwenden oder eins durch ein anderes ersetzen.

Um ein Archiv aus der E-Mail zu erstellen, werden je nach dem Konto der E-Mail selbst verschiedene Möglichkeiten ausgewählt.

Der Eigentümer des Kontos hat immer Zugriff auf den Ordner mit dem Namen "Archiv". Oft handelt es sich sogar um einen Standardordner zusammen mit denselben anderen Funktionen: "Eingehende", "gesendet"; "Fernbedienung".

Wenn Sie solche Konten wie Pop und IMAP verwenden, können Sie entweder einen Ordner namens "Archiv" erstellen oder das vorhandene für diese Zwecke verwenden. Aber in Microsoft 365 und Exchange ist es unmöglich, dies zu tun.

So archivieren Sie Buchstaben in Outlook Mail ordnungsgemäß

Bei der Verwendung der Schaltfläche "Archiv" nimmt die Größe des Mailbox nicht ab. Wenn dies jedoch für die Archivierung erforderlich ist, lohnt es sich, das Serverarchiv in Microsoft 365 für Unternehmen zu verwenden oder die Archivierung manuell durchzuführen.

Natürlich gibt es immer eine Platzgrenze von Unternehmen E -Mail und zum Speichern von Briefen, die der Benutzer seine eigene Speichergrenze erhält. Mit der aktiven Nutzung dieses Dienstes müssen Sie früher oder später Platz freilegen, um neue Briefe zu erhalten.

Und hier ist es möglich, entweder alle zu entfernen oder irgendwo zur Lagerung zu ziehen (lokale Festplatte). Und für eine solche Lagerung müssen sie archivieren. Um die Mailbox zu reinigen, müssen Sie außerdem viel Zeit damit verbringen, jeden Buchstaben separat zu entfernen. Und um alles mit einer schnellen Bewegung zu reinigen, müssen Sie zuerst ein Archiv erstellen. Gleichzeitig können oft wichtige Daten auch "unter die Verteilung" fallen. Beim Erstellen des Archiv.

Archivanlage in Outlook

Zuerst müssen Sie die Buchstaben auswählen, die ein Archiv sein müssen. In einer Gruppe namens "Löschen" gibt es eine Taste "Archiv". Für diese Funktion kann auch der Backpace -Schlüssel verwendet werden (mit seiner Hilfe ist es einfach, mehrere Beiträge auszuwählen, um gleichzeitig ein Archiv zu erstellen).

WICHTIG. Microsoft 365, Exchange, Exchange Online- und Outlook -Konten.Com hat bereits einen Ordner namens Archive. Wenn sie nicht sichtbar sind, müssen Sie in die andere Richtung gehen: Die Datei - das Konto des Büros - Update - Update - Update.

Nachrichten werden in den Ordner "Archiv" übertragen. Und bei jedem Fehler können Sie immer zum neuen Archiv gehen und die Buchstaben zurück in den gewünschten Ordner verschieben.

AUFMERKSAMKEIT. Die Schaltfläche "Archiv" wird in Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook für Microsoft 365 angezeigt. In allen zuvor herauskamen Versionen gibt es keinen solchen Knopf.

In Outlook gibt es eine weitere interessante Option: Archivieren mit der Tastatur.

Es kann verwendet werden, wenn Sie eine kleine Anzahl von Nachrichten archivieren und hervorheben. Drücken Sie einfach die Backpace -Taste.

WICHTIG. Wenn die Nachricht mit einem separaten Fenster geöffnet ist und nicht nur zum Lesen, wird die Archivierung nicht geschehen. Schließen Sie dazu die Nachricht und öffnen Sie sie im Lesebereich, und nur in diesem Fall drücken Sie den Rückraum der Rückseite. Mit einem geöffneten Fenster müssen Sie die Taste "Archiv" direkt aus dem Band drücken.

Oft wird diese Methode verwendet, um Platz in der Mailbox freizugeben. Sie müssen jedoch Buchstaben korrekt anordnen, um wichtige Daten nicht zu verlieren.

So archivieren Sie Briefe in Outlook Mail

Schritt -By -STEP -Anweisungen zum Archivieren von Briefen:

• Das erste, was zu tun ist, ist das Outlook -Programm zu öffnen
• Wählen Sie im Exportfenster die Outlook -Datendatei aus
• Markieren Sie Buchstaben, die mit einem Checkmark archiviert werden müssen. Drücken Sie dann die "Archiv" -Taste;
• Das System bietet eine Methode zum Archivieren, und der Benutzer wählt denjenigen aus, der ihm am meisten passt
• Sie müssen das Datum der Schöpfung des Archivs angeben.

Natürlich stehen nach der Archivierung alle Buchstaben und Daten, die sich darin befinden, zum Anzeigen oder Lesen zur Verfügung. Darüber hinaus haben die Archive nicht das Ablaufdatum, sodass sie beim Benutzer bleiben, solange dies erforderlich ist.

Solche erweichten Buchstaben können immer schnell im Abschnitt "All Mail" gefunden werden. Außerdem sind Nachrichten von einem Absender im Archiv selbst mit der Kette verbunden, die die Suche und Verwendung von Mail stark vereinfachen.

Das Erstellen eines Archivs in der Post ist sehr einfach manuell zu tun. Alles, was benötigt wird, ist auf den Punkt "Speichern" zu klicken. Und danach können Sie immer schnell und einfach eine Nachricht finden, die notwendig ist. Und selbst wenn eine Computeraufschlüsselung jederzeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen zu können. Es ist jedoch wichtig, dass dieses Archiv auf ein externes Medium oder eine Festplatte mit einem installierten System übertragen wird.

Für die manuelle Archivierung in Outlook 2016 müssen Sie einige einfache Schritte unternehmen:

• Wählen Sie das Element "Datei" aus;
• dann "Information - Tools - alte Elemente löschen";
• Wählen Sie die Parameter "Archivieren Sie diesen Ordner und investierte Dateien" aus
• Setzen Sie das Datum (Archivelemente zuvor erstellt).
• Klicken Sie nach allen durchgeführten Aktionen auf OK.

Schreiben Sie Kommentare darüber, welche Fragen Sie während der Archivierung hatten und wie schwierig es war, das erste Archiv zu erstellen. Und welche Daten archiviert werden sollten und welche.